Pemkot Pontianak mengoptimalkan aplikasi Srikandi. (Dok. Prokopim Pemkot Pontianak)
PONTIANAK INFORMASI, PONTIANAK – Pemerintah Kota (Pemkot) Pontianak mengoptimalkan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) untuk mewujudkan keseragaman dan keterpaduan pengelolaan kearsipan dinamis berbasis elektronik dan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel melalui penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) Bidang Kearsipan Dinamis.
Wali Kota Pontianak Edi Rusdi Kamtono berharap penerapan aplikasi ini dapat meningkatkan kesadaran dalam tertib arsip di era digitalisasi dengan bertransformasi dari arsip konvensional menjadi arsip elektronik. Melalui kearsipan berbasis digital dapat terekam dengan baik semua peristiwa sehingga nantinya akan menjadi akuntabilitas dan memori kolektif bangsa dalam sistem pemerintahan berbasis elektronik.
“Pemkot Pontianak secara berkesinambungan, setiap tahunnya melaksanakan pelatihan mulai dari pejabat eselon IV sampai petugas pengelola kearsipan,” kata Wali Kota Edi ketika membuka Pencanangan Gerakan Nasional Sadar dan Tertib Arsip (GNSTA) dan launching aplikasi Srikandi di Aula Sultan Syarif Abdurrahman, Kantor Wali Kota Pontianak, Selasa (13/6/2023).
Edi menekankan, tenaga yang telah terlatih perlu mendapatkan perhatian cukup dari kepala unit kerjanya agar dapat bekerja maksimal di bidang kearsipan. Dengan keseriusan semua jajaran, maka penyelenggaraan kearsipan di Pemkot Pontianak akan lebih baik.
“Saya minta peserta workshop bersungguh-sungguh dan serius dalam mengikuti kegiatan ini, sehingga memiliki kemampuan mengelola arsip pada setiap unit kerja atau satuan kerja dengan baik dan benar,” ujarnya
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Pontianak, Ririn Rendrayani menjelaskan, agenda ini menjadi momentum peningkatan kesadaran penyelenggara pemerintah daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, sarana dan prasarana, pengelolaan arsip dan pendanaan kearsipan.
Dengan demikian, tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya akan terwujud. Termasuk peningkatan kemampuan sumber daya aparatur di bidang kearsipan dalam mengelola arsip dinamis terutama dalam rangka implementasi aplikasi Srikandi.
“Ini juga wujud SPBE dan peningkatan kualitas pelayanan di bidang kearsipan,” ungkap Rendrayani.
Dia menjelaskan, saat ini Pemkot Pontianak sedang memproses kebijakan dalam rangka mendukung penyelenggaraan kearsipan dan aplikasi Srikandi. Kebijakan itu antara lain Perwa Tata Naskah Dinas, Perwa Kode Klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, Perwa Pengelolaan Arsip Dinamis, Perwa Pengelolaan Arsip Statis, Perwa Pedoman Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) dan Perwa Arsip Terjaga.
“Saat ini Disperpusip Kota Pontianak selaku Lembaga Kearsipan Daerah Kota Pontianak saat ini juga sedang melaksanakan pengawasan kearsipan internal yang dimulai dari self assesment dari perangkat daerah,” imbuhnya.
Pentingnya arsip daerah dijelaskan oleh Direktur Kearsipan Daerah I Arsip Nasional Republik Indonesia, Rudi Anton. Singkatnya menurut Rudi, arsip tak ubahnya seperti barang bukti. Terdapat tiga isu besar yang menjadi perhatian pihaknya terhadap Pemkot Pontianak.
Yang pertama adalah bagaimana indeks penyelenggaraan kearsipan atau hasil audit kearsipan bisa membaik. Kedua, beban arsip kertas yang harus disusut menjadi berbasis elektronik. Ketiga, penyelenggaraan SPBE aplikasi Srikandi.
“Aplikasi ini akan mengubah budaya kerja baru, dari yang awalnya menggunakan kertas kemudian menjadi digital. OPD yang hadir ini mudah-mudahan bisa menularkan ide-ide kearsipan berbasis digital yang disampaikan,” terangnya yang membawahi wilayah Kalimantan, Sulawesi, Papua dan lainnya di luar Jawa dan Sumatera.
Menurut Rudi, pekerjaan tersebut semestinya mudah untuk dilaksanakan, karena pada dasarnya proses pengarsipan masih sama, hanya saja wadahnya yang berbeda. Beberapa persoalan kearsipan oleh Pemkot Pontianak juga dinilainya masih perlu perbaikan, mulai dari aspek kebijakan.
Dari aspek itu, sambungnya, ada delapan instrumen wajib yang harus masuk dalam aspek kebijakan. Pengamatannya menyebut, dengan optimalisasi hal itu, indeks kearsipan Pemkot Pontianak akan meningkat. Kemudian adalah pengelolaan fisik arsip dan infrastruktur tempat penyimpanan arsip statis.
“Mulai dari kebijakan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, pedoman pengelolaan arsip dinamis dan statis, pedoman penyusunan arsip. Kesemuanya ini harus dijelmakan menjadi peraturan walikota,” tutupnya. (rs)
