PONTIANAK INFORMASI, PONTIANAK – Kearsipan memiliki fungsi yang sangat penting dalam roda kehidupan, tidak terkecuali dalam pemerintahan. Pj Wali Kota Pontianak Ani Sofian menilai, banyak contoh persoalan yang dapat diselesaikan dengan kearsipan. Apalagi di dunia pemerintahan, tidak lepas dari dokumen surat-menyurat, tentu membutuhkan pengelolaan kearsipan yang baik.
“Arsip itu sebetulnya penting tapi kebanyakan kita tidak peduli, nanti kita baru merasakan pentingnya arsip. Arsip juga bisa menyelamatkan kita dari tuntutan di pengadilan. Kalau kita tidak betul mengarsipkan dan suatu saat ada proses di pengadilan, tidak bisa bebas dari tuntutan,” paparnya, usai membuka Workshop Kearsipan Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kota (Pemkot) Pontianak, di Hotel Harris, Senin (20/5/2024).
Arsip juga dapat jadi pembelajaran karena punya nilai sejarah. Masyarakat bisa mengamati proses pembangunan Kota Pontianak dari arsip yang masih tersimpan. Ani Sofian menyebut, dari arsip tersebut seseorang akan menerima informasi tentang apa saja hal yang pernah terjadi di Kota Pontianak maupun di tempat lain.
“Saya mengingatkan perangkat daerah agar lebih menghargai arsip, juga kepada masyarakat supaya menganggap arsip sebagai hal yang sangat penting,” jelasnya.
Penyimpanan arsip di Kota Pontianak dibagi menjadi dua kategori, yakni penyimpanan fisik dan penyimpanan elektronik. Dengan digitalisasi telah memudahkan pihaknya untuk mendata daftar arsip.
“Ketika perlu mencari arsip tertentu, kita tinggal menuliskan kata kuncinya, nanti otomatis ditampilkan lokasi arsip tersebut, di rak sebelah mana dan di baris mana. Arsip yang dilakukan Pemkot Pontianak lewat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) sudah seperti itu,” tuturnya.
Kadisperpusip Kota Pontianak Rendrayani menambahkan, Workshop Kearsipan Perangkat Daerah ini dilaksanakan dengan tujuan untuk meningkatkan dan mendorong penerapan aplikasi aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi atau Srikandi di lingkungan OPD Pemkot Pontianak.
“Aplikasi Srikandi sebagai aplikasi umum bidang kearsipan demi terwujudnya Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) serta meningkatkan kualitas pelayanan di bidang kearsipan,” terang Ririn, sapaan karibnya.
Selain itu, OPD juga akan mendapatkan pemahaman tentang pengarsipan dinamis dari workshop ini. Pihaknya mengundang dua orang narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
“Workshop ini dilaksanakan dalam dua hari dari 20-21 Mei 2024 dan diikuti 84 peserta seluruh Kasubag Umpar. Sedangkan untuk organisasi sosial, politik dan organisasi kemasyarakatan lainnya diikuti 50 orang,” ungkapnya.
Sejauh ini, baru empat OPD yang aktif menggunakan aplikasi Srikandi. Untuk itu, Ririn berharap agar setiap OPD secara insentif menggunakan aplikasi Srikandi, guna menunjang SPBE Kota Pontianak.
“Saat ini kami sedang melakukan pengawasan kearsipan internal, ini dibutuhkan dukungan dari OPD karena untuk indeks kearsipan Kota Pontianak, 40 persen berasal dari pengawasan internal dan 60 persen dari pengawasan eksternal,” pungkasnya. (ap)
